Le Collège d’Europe (« nous », « notre », « nos », le « Collège ») s’engage à protéger votre vie privée. Le présent avis de protection de la vie privée expose les raisons pour lesquelles nous recueillons des données personnelles et précise à quelles informations nous avons accès, comment nous recueillons et communiquons les données et comment nous protégeons les vôtres. Nous utilisons et traitons vos données personnelles uniquement conformément au RGPD.

1. Pourquoi recueillons-nous des données personnelles ?

Nous recueillons notamment ces informations pour :

• Organiser des événements, des conférences ou des cours
• Envoyer des bulletins d’information ou des contenus promotionnels conformément à vos préférences en matière de marketing
• Mettre en place des formations sur mesure
• Organiser l’inscription à des webinaires et à des modules d’apprentissage en ligne
• Faciliter vos transactions en ligne
• Gérer les dons
• Fournir et améliorer les services que nous offrons
• Analyser les statistiques web et les fichiers journaux
• Réaliser des statistiques anonymes
• Préparer les autorisations d’entrée et le contrôle des accès

Vos données personnelles ne sont pas utilisées dans le cadre du profilage ou de la prise de décision automatique.

2. Quelles données personnelles recueillons-nous et de quelle manière ?

Les informations que nous demandons et recueillons se divisent en deux catégories générales :

2.1. Les informations que vous nous fournissez

Nous obtiendrons des renseignements personnels de votre part, par exemple lorsque vous :

• Vous inscrivez sur le site web (pour un événement, une conférence, des cours)
• Si vous souhaitez assister à un événement, à une conférence ou vous inscrire à un cours, nous vous demanderons de fournir certaines informations telles que votre nom complet, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone, date de naissance, fonction/poste, société/organisation, nationalité, numéro de carte d’identité ou de passeport, régime alimentaire*, numéro de TVA s’il y a lieu et votre éventuel statut d’ancien étudiant.

(*) Nous traiterons et utiliserons certaines catégories spéciales de renseignements personnels concernant vos besoins alimentaires ou d’accès uniquement afin de répondre à vos besoins et de respecter toutes autres obligations légales ou réglementaires auxquelles nous pourrions être soumis.

• Vous abonnez à nos lettres d’information électroniques
• Nous informons régulièrement les étudiants et les partenaires de nos offres de formation au travers de lettres d’information électroniques. Les données personnelles collectées dans le cadre de l’inscription aux lettres d’information ne sont utilisées que pour l’envoi de celles-ci.
• Nous faites un don
• Si vous souhaitez nous faire un don, nous pouvons vous demander de remplir un formulaire nécessitant des renseignements tels que votre nom, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone, informations de carte bancaire et le nom du titulaire de la carte.
• Vous renseignez sur nos activités ou demandez une assistance
• Vous pouvez nous contacter directement par une adresse électronique générale ou un formulaire de contact. Ces données personnelles sont transmises sur une base volontaire et conservées dans le but de contacter le demandeur ou de traiter les données le concernant.
• Vous connectez avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe
• Pour utiliser notre intranet, les étudiants et les membres du personnel doivent se connecter avec leurs identifiants.

2.2. Les informations que nous recueillons automatiquement

Nous pouvons recueillir automatiquement des renseignements non personnels pour contribuer à l’administration, à la protection et à l’amélioration de nos services. Ces informations peuvent être collectées par l’utilisation de cookies, de fichiers journaux, d’analyses et de balises web. Elles peuvent comprendre votre adresse IP, votre système d’exploitation et l’activité de votre navigateur.

• Cookies
• Les cookies sont de petits fichiers textes placés sur votre ordinateur et vos appareils mobiles par les sites web que vous visitez.
  Les sites web du Collège utilisent des cookies pour la gestion des sessions ; ils sont supprimés automatiquement après votre visite.
  Les autres cookies utilisés par le Collège sont notamment ceux de Google Analytics pour analyser votre visite sur notre site, ceux liés à Drupal pour indiquer si le navigateur du visiteur a activé JavaScript ainsi que les cookies tiers de DoubleClick (Google) et de Rocketfuel à des fins publicitaires.
  Vous pouvez contrôler les cookies par le biais des paramètres de votre navigateur. Consultez la fonction d’aide ou les instructions de votre navigateur pour plus d’informations. Vous pouvez également refuser d’accepter les cookies, mais cela peut entraîner une restriction de l’accès au site ou un fonctionnement incorrect de celui-ci.
  Le site web du Collège utilise Google Analytics, un service d’analyse web fourni par Google, Inc. dont le but est de nous aider à analyser la manière dont les visiteurs utilisent notre site web. Google Analytics stocke par exemple des informations sur les pages que vous visitez, votre système d’exploitation, votre temps d’accès et des données sur l’appareil que vous utilisez.

2.3. Liens vers des sites web tiers

Notre site web peut comporter des liens vers des sites web tiers ou des widgets des réseaux sociaux, notamment Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Flickr, Vimeo, YouTube. Il se peut que ces sites web n’appliquent pas les mêmes politiques de protection de la vie privée que les nôtres. Nous vous encourageons à consulter les déclarations de protection de la vie privée de tout site que vous visitez.

3. Qui traite vos données personnelles et à qui sont-elles communiquées ?

• Par défaut, vos informations ne sont pas transmises à d’autres parties.
• Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux prestataires de services qui collaborent avec nous afin qu’ils exécutent des fonctions et traitent les données des utilisateurs pour notre compte. Dans le cas où un événement est organisé conjointement avec un tiers, par exemple, les données personnelles pertinentes peuvent être partagées avec ce dernier, mais uniquement à des fins institutionnelles liées à l’organisation de l’événement. Parmi les autres exemples possibles figurent les services de restauration relativement aux régimes alimentaires spécifiques.
• Nous pouvons envoyer des lettres d’information à travers MailChimp, un service de courrier électronique proposé par l’URL www.mailchimp.com, détenue et exploitée par Rocket Science Group, LLC Marketing. 
• Nous pouvons utiliser PayPal pour le traitement sécurisé des transactions par carte de crédit et autres transactions financières en ligne. Ces données sont nécessaires au traitement de votre don auprès de notre (nos) processeur(s) de paiement.
• Nous pouvons utiliser les services de la société de marketing 11ten.
• Nous pouvons utiliser Eventbrite pour gérer les paiements et les frais de participation à un événement.
• Nous pouvons utiliser CognitoForms pour des formulaires spécialisés via l’URL www.cognitoforms.com, détenue et exploitée par Cognito, LLC.
• Nous pouvons utiliser Wufoo pour des formulaires spécialisés via l’URL www.wufoo.com, détenue et exploitée par SurveyMonkey Europe UC.
• Nous pouvons également communiquer vos données à des tiers lorsque nous sommes légalement tenus de nous conformer à des obligations légales telles que des décisions judiciaires ou de coopérer avec des autorités telles que la police.
• Nous ne vendrons jamais vos informations personnelles.

4. Comment assurons-nous la protection de vos renseignements personnels ?

• Toutes les données personnelles recueillies sont traitées en interne uniquement par des membres du personnel ou des agents désignés du Collège et stockées sur des serveurs qui répondent aux règles et normes de sécurité de ce dernier. Dans le cas où d’autres responsables du traitement assurent le traitement de vos données personnelles (cf. par exemple PayPal, mentionné ci-dessus), nous renvoyons aux avis émis par ceux-ci.
• Nous prenons des mesures appropriées pour garantir que les renseignements qui nous sont communiqués sont sécurisés, exacts et à jour. Nous avons par exemple mis en place des mesures de protection contre les pertes accidentelles ainsi que les accès, utilisations, destructions ou divulgations non autorisés.

5. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Le Collège ne conserve vos données que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs institutionnels susmentionnés.

6. Comment pouvez-vous vérifier, modifier ou supprimer vos données personnelles ?

Vous pouvez nous demander de vous fournir un aperçu des données personnelles que nous détenons à votre sujet.

Vous pouvez nous demander de consulter, rectifier, restreindre et/ou supprimer vos données personnelles.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter par écrit ou par e-mail :

Collège d’Europe — Campus de Bruges
Privacy Office
Dijver 11
8000 Bruges
Belgique

E-mail : privacy_office.be@coleurope.eu

Web : www.coleurope.eu/privacy

Si vous estimez que nous avons violé vos droits, vous êtes en droit de déposer une plainte auprès de l’autorité belge de protection des données.

7. Modifications de notre politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous encourageons à la consulter périodiquement pour toujours être au courant des informations que nous recueillons, des modalités de collecte et des parties auxquelles elles sont communiquées.