---Dutch version see below---
The College of Europe (CoE) in Bruges is seeking applications for the position of Procurement and Legal Officer (100% FTE), based in Bruges, Belgium (with responsibilities covering both Bruges and Tirana campuses), starting as soon as possible.
About the College: Welcome to the laboratory of the European integration
The College of Europe, with its Bruges campus established in 1949 and its Natolin campus established in 1992, is the oldest postgraduate institute of European studies [coleurope.eu]. Currently, the College of Europe hosts approx. 340 students in Bruges and 120 students in Natolin. Students come from approx. 50 nationalities every year and follow advanced Master’s programmes of 10-month duration in a residential format (“studying and living Europe together”). Starting in September 2024, a new study department – at the recently established Albanian branch (“Tirana campus”) of the Belgian foundation of the College of Europe – will enrol approx. 30 students in its first cohort and grow in numbers over time.
The Procurement and Legal Officer will be responsible for the management of the procurement activities across the campuses in Bruges and Tirana. The selected candidate will hold the responsibility of ensuring the timely and compliant procurement of goods and services in strict accordance with College standards and regulations. This multifaceted role includes the preparation and management of contracts and financing agreements, as well as providing expert guidance to colleagues and partners on procurement procedures. The officer will also offer general legal consultation, contract review, and ensure compliance with legal standards ensuring the full harmonisation between the Bruges and Tirana campuses.
We are looking for candidates with:
- University degree in (business) law or a related field, preferably with a specialisation/professional certification in procurement management;
- Proven experience in public procurement, preferably in an academic or international organisation, holding a similar role for min. three years;
- Strong legal reasoning skills and knowledge of procurement principles, regulations, and procedures, particularly in the context of public sector procurement;
- Excellent analytical, negotiation, and communication skills, with the ability to build effective working relationships with internal and external stakeholders;
- Proficiency in procurement software and tools, as well as MS Office applications;
- Fluency in English and Dutch is required, and knowledge of Albanian or French is an asset;
- Ability to work independently, manage multiple priorities, and meet deadlines in a fast-paced environment;
- Commitment to upholding ethical standards and promoting diversity, equity, and inclusion in procurement practices.
Main tasks include:
- Develop and implement procurement strategies and policies in compliance with relevant regulations and guidelines;
- Lead the procurement process from planning and sourcing, publication of the tender files via the eProcurement platforms to contract management and supplier relationship management;
- Manage and conduct competitive bidding processes, including tendering, evaluation, and negotiation;
- Collaborate with internal stakeholders to understand their procurement needs and provide expert advice and guidance;
- Ensure transparency, fairness, and integrity throughout the procurement process, maintaining accurate records and documentation;
- Monitor supplier performance and contract compliance, identifying opportunities for improvement and risk mitigation;
- Stay updated on best practices, market trends, and regulatory changes in public procurement, and incorporate them into the College's procurement framework;
- Provide support to staff involved in procurement activities, fostering a culture of compliance and continuous improvement;
- Interpret and ensure compliance with relevant laws, regulations, and legal requirements related to institution’s activities;
- Draft and review contracts, agreements, and other related documents, ensuring they are legally sound and in the best interest of the institution;
- Advise on legal risks and implications associated with the institution’s decisions, offering solutions to mitigate potential liabilities;
- Support the development and implementation of policies and procedures to ensure legal compliance and ethical conduct in all activities.
This is a full-time position based in Bruges, Belgium, with occasional travel to the Tirana campus required.
The College offers:
- An excellent academic and professional setting in a pleasant, international and dynamic working environment;
- Actively contributing to a historic project for the College and the Western Balkans region;
- An employment contract under Belgian labour law of unlimited duration;
- A competitive salary;
- A comprehensive benefits package including compulsory holiday pay and an end-of-year bonus, meal vouchers, a transportation allowance, a telework allowance, a hospitalisation insurance, and a complementary pension scheme;
- Legal holidays plus 8 days closing during the winter break, and 2 extra public holidays (9th of May and 11th of July).
Application:
Applications in English comprising a detailed CV and a motivation letter (max. one page) should be submitted by 21 May 2024 to Ms Fanny Verschuere (fanny.verschuere@coleurope.eu) mentioning “Procurement/Legal Officer Application” in the subject line.
Early applications are highly encouraged. As applications will be reviewed on a rolling basis, we reserve the right to close this vacancy early if a suitable candidate is found.
Shortlisted candidates will be invited to a selection interview that will take place on-site in Bruges. Please note that only short-listed candidates will be contacted.
Starting date: as soon as possible (at the very latest by 15 July 2024).
Should you require any further information on this position, please contact Mr Jesús Ballesteros, Advisor to the Rector on Financial Resources and Innovation in the field of Higher Education (jesus.ballesteros@coleurope.eu).
For more information on the remuneration and related matters, please contact Ms Isabelle Hillewaere, HR Director (isabelle.hillewaere@coleurope.eu).
***
By submitting your application, you consent to have your personal data processed for the purpose of recruitment and the specific position you are applying for. You acknowledge that your data as well as data we receive from academic institutions we can contact for verification purposes, will be processed by the College of Europe, the members of the selection committee appointed by the College of Europe related to this recruitment process.
All information will be treated with the utmost confidentiality and in line with the current data protection regulations.
For more information on how we use the information you have provided and how to exercise your rights, please see our privacy notice for recruitment (https://www.coleurope.eu/privacy).
-----------------------------------------------------
Het Europacollege in Brugge is op zoek naar sollicitaties voor de functie van Procurement & Legal Officer (100% FTE), gevestigd in Brugge, België (met verantwoordelijkheden voor zowel de campussen in Brugge als Tirana), dit om zo snel mogelijk in dienst te komen.
Over het College: Welkom bij het laboratorium van de Europese integratie
Het Europacollege, met zijn campus in Brugge opgericht in 1949 en zijn campus in Natolin in 1992, is het oudste postuniversitaire instituut voor Europese studies [coleurope.eu]. Momenteel heeft het Europacollege ongeveer 340 studenten in Brugge en 120 studenten in Natolin. De studenten komen elk jaar van ongeveer 50 verschillende nationaliteiten en volgen master-na-master programma’s van 10 maanden in een residentieel kader ("samen Europa studeren en beleven"). Vanaf september 2024 zal een nieuwe studieafdeling - in de onlangs opgerichte Albanese vestiging ("campus Tirana") van de Belgische stichting van het Europacollege - ongeveer 30 studenten inschrijven en dit aantal zal in de loop van de tijd toenemen.
De Procurement and Legal Officer is verantwoordelijk voor het beheer van de aankoopactiviteiten op de campussen in Brugge en Tirana. De geselecteerde kandidaat is verantwoordelijk voor het tijdig en volgens de regels aankopen van goederen en diensten in strikte overeenstemming met de normen en voorschriften van het College. Deze veelzijdige rol omvat de voorbereiding en het beheer van contracten en financieringsovereenkomsten en deskundige begeleiding van collega's en partners bij aankoopprocedures. De medewerker biedt ook algemeen juridisch advies, beoordeelt contracten en zorgt ervoor dat de wettelijke normen worden nageleefd, zodat de campussen in Brugge en Tirana volledig op elkaar zijn afgestemd.
We zijn op zoek naar kandidaten met:
- Universitair diploma in (bedrijfs)recht of een aanverwant vakgebied, bij voorkeur met een specialisatie/beroepscertificering in aankoopbeheer
- Aantoonbare ervaring op het gebied van openbare aanbestedingen, bij voorkeur in een academische of internationale organisatie, met een soortgelijke functie van minimaal drie jaar;
- Sterke juridische redeneervaardigheden en kennis van aanbestedingsprincipes, -regels en -procedures, met name in de context van aanbestedingen in de publieke sector;
- Uitstekende analytische, onderhandelings- en communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectieve werkrelaties op te bouwen met interne en externe belanghebbenden;
- Vaardigheid in aankoopsoftware en -tools en in MS Office-toepassingen;
- Vloeiend Engels en Nederlands is vereist, kennis van het Albanees of Frans is een pluspunt;
- Je kunt zelfstandig werken, meerdere prioriteiten stellen en deadlines halen in een snel veranderende werkomgeving;
- Toewijding aan het handhaven van ethische normen en het bevorderen van diversiteit, gelijkheid en inclusie in aankooppraktijken.
De belangrijkste taken zijn:
- Ontwikkelen en implementeren van aankoopstrategieën en -beleid in overeenstemming met relevante regelgeving en richtlijnen;
- De leiding nemen in het aankoopproces, dit van de planning en de effectieve aankoop, publicatie van de aanbestedingsdossiers via de eProcurement-platforms tot contractbeheer en relatiebeheer met leveranciers;
- Competitieve aanbestedingsprocessen beheren en uitvoeren, inclusief aanbesteding, evaluatie en onderhandeling;
- Samenwerken met interne belanghebbenden om inzicht te krijgen in hun aankoopbehoeften en deskundig advies en begeleiding te bieden;
- Zorgen voor transparantie, eerlijkheid en integriteit tijdens het hele aankoopproces, en nauwkeurige dossiers en documentatie bijhouden;
- De prestaties van leveranciers en de naleving van contracten bewaken en mogelijkheden voor verbetering en risicobeperking identificeren;
- Op de hoogte blijven van de beste praktijken, markttrends en wijzigingen in de regelgeving voor openbare aanbestedingen en deze opnemen in het aankoopbeleid van het Europacollege;
- Ondersteuning bieden aan personeel dat betrokken is bij aankoopactiviteiten en een cultuur van naleving en voortdurende verbetering bevorderen;
- Interpreteren en zorgen voor de naleving van relevante wet- en regelgeving en wettelijke vereisten met betrekking tot de activiteiten van het Europacollege;
- Opstellen en beoordelen van contracten, overeenkomsten en andere gerelateerde documenten en ervoor zorgen dat deze juridisch in orde zijn en in het belang van het Europacollege;
- Adviseren over juridische risico's en implicaties in verband met de beslissingen van het Europacollege en oplossingen bieden om mogelijke aansprakelijkheden te beperken;
- Ondersteunen van de ontwikkeling en implementatie van het beleid en procedures om naleving van de wet en ethisch gedrag in alle activiteiten te garanderen.
Dit is een voltijdse functie in Brugge, België, waarbij af en toe naar de campus in Tirana moet worden gereisd.
Het College biedt:
- Een uitstekende academische en professionele omgeving in een aangename, internationale en dynamische werkomgeving;
- Een actieve bijdrage aan een historisch project voor het Europacollege en de Westelijke Balkan regio;
- Een arbeidsovereenkomst onder Belgisch arbeidsrecht van onbepaalde duur;
- Een marktconform salaris;
- Een uitgebreid voordelenpakket met verplicht vakantiegeld en een eindejaarspremie, maaltijdcheques, een transportvergoeding, een telewerkvergoeding, een hospitalisatieverzekering en een aanvullende pensioenregeling;
- Wettelijke feestdagen plus 8 sluitingsdagen tijdens de winterstop en 2 extra feestdagen (9 mei en 11 juli).
Toepassing:
Sollicitaties in het Engels met een gedetailleerd CV en een motivatiebrief (max. één pagina) moeten uiterlijk op 21 mei 2024 worden ingediend bij mevrouw Fanny Verschuere (fanny.verschuere@coleurope.eu) onder vermelding van "Procurement &Legal Officer Application" in de onderwerpregel.
Vroege sollicitaties worden ten zeerste aangemoedigd. Aangezien sollicitaties doorlopend worden beoordeeld, behouden we ons het recht voor om deze vacature vroegtijdig te beëindigen als er een geschikte kandidaat wordt gevonden.
Kandidaten op de shortlist worden uitgenodigd voor een selectiegesprek dat ter plaatse in Brugge zal plaatsvinden. Er wordt alleen contact opgenomen met de kandidaten op de shortlist.
Startdatum: zo snel mogelijk (uiterlijk 15 juli 2024).
Voor meer informatie over deze functie kunt u contact opnemen met de heer Jesús Ballesteros, adviseur van de Rector voor financiële middelen en innovatie op het gebied van hoger onderwijs (jesus.ballesteros@coleurope.eu).
Voor meer informatie over de bezoldiging en aanverwante zaken kunt u contact opnemen met Isabelle Hillewaere, HR Director (isabelle.hillewaere@coleurope.eu).
***
Door te solliciteren stemt u ermee in dat uw persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de werving en de specifieke functie waarop u solliciteert. U erkent dat uw gegevens en de gegevens die wij ontvangen van academische instellingen waarmee wij contact kunnen opnemen voor verificatiedoeleinden, zullen worden verwerkt door het Europacollege en de leden van het selectiecomité die door het Europacollege zijn aangesteld in verband met deze wervingsprocedure.
Alle informatie wordt uiterst vertrouwelijk behandeld en in overeenstemming met de huidige regelgeving inzake gegevensbescherming.
Zie voor meer informatie over hoe we de door u verstrekte informatie gebruiken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen onze privacyverklaring voor werving en selectie (https://www.coleurope.eu/privacy).
***
Het Europacollege zet zich in voor gelijke behandeling en gelijke kansen. Het streeft ernaar de diversiteit van onze samenleving te weerspiegelen en een inclusieve werk- en studieomgeving te bieden voor alle leden van zijn gemeenschap. In overeenstemming met deze doelstellingen hanteert de Brugse campus een nultolerantiebeleid voor handelingen tegen de waardigheid en integriteit van individuen, in de vorm van discriminatie, pesten, intimidatie, stalking, geweld of seksueel wangedrag.
Kandidaten worden daarom gerekruteerd en geselecteerd op basis van vaardigheden en ervaring, ongeacht leeftijd, bekwaamheid, etniciteit, klasse en achtergrond, politieke overtuiging, ras, religie, genderidentiteit en -expressie, seksuele geaardheid, cultuur of enige andere reden.
***
The College of Europe is committed to equal treatment and opportunity. It aims to reflect the diversity of our society and to offer an inclusive work and study environment for all members of its community. Consistent with these goals, the Bruges campus has a zero tolerance policy for any acts against the dignity and integrity of individuals, whether in the form of discrimination, bullying, harassment, stalking, violence, or sexual misconduct.
Candidates are therefore recruited and selected on the basis of skills and experience, regardless of age, ability, ethnicity, class and background, political belief, race, religion, gender identity and expression, sexual orientation, culture, or any other grounds.