Article 1. Why a whistleblower policy?
Article 7. Duty of Confidentiality
Article 9. Abuse of reporting channels / violations of this policy
Article 10. Retention of documents / register of reports
Article 11. Processing of personal data
Annex I: List of federal authorities.
The purpose of this whistleblower policy is to offer both staff members and third parties who, in a work-related context, become aware of breaches of European Union law or breaches that the Belgian legislator has added to the scope of the Belgian whistleblower act[1] (see article 3) committed by the College of Europe, Bruges campus (hereinafter: the College), the opportunity to report them without fear of retaliation.
The College is setting up an internal reporting channel for this purpose. Anyone wishing to make a report within the scope of the whistleblower act will initially be able to use the internal reporting channel for this purpose.
For the purposes of this policy, the following definitions apply:
The internal reporting channel is accessible to staff members of the College and anyone who, in a work-related context, becomes aware of breaches of European Union law and/or breaches that the Belgian legislator has added or will add to the scope of the Belgian whistleblower regulation.
"Work-related context" means that, in addition to (former) staff members, interns, temporary workers, suppliers, self-employed persons, shareholders, job applicants, etc. who work with the College on a long-term basis can also make a report.
Concretely, a reporting person can report breaches or matters which they believe in good faith to constitute a breach in one of the following areas:
4.1 Reporting channel and access
A person who ascertains a violation or has reasonable grounds to suspect that a violation has occurred or will occur that contravenes one or more of the areas mentioned in article 3, and in which the College is involved, can always report this via the most appropriate and accessible channel.
Within the College, a reporting person can use the internal reporting form for this purpose. Such report may be submitted anonymously or not.
In addition, reports can also be made via the following internal channels:
4.2 Handling of internal reports
Internal reports are managed at the College by the Legal Advisor, who has been appointed as the person responsible for managing reports. The reporting person will receive an acknowledgment of receipt within seven days of the report being received. The person responsible for managing reports is responsible for following up on the report and communicating with the reporting person.
Upon receipt, an internal investigation committee will be appointed to examine the admissibility and merit of the report. This committee consists of the following persons:
If necessary, external investigative resources may be used.
If additional investigation is necessary or appropriate, the College will ensure the confidentiality of the investigation acts and compliance with the rights of third parties, as further described in article 7.
4.3 Disclosure to government authorities
If a report contains information that by law must be passed on to a government agency responsible for following up on offences within the areas referred to in article 3 above, the person responsible for managing reports will forward the information to the relevant government agency.
4.4 Feedback
The reporting person will receive written feedback on the handling of the report by e-mail. This means that they will receive information about any corrective measures taken, process improvements or changes and/or other further steps. This feedback does not contain any details about specific individuals and may therefore be of a general nature.
Within a reasonable timeframe, and no later than three months after sending the acknowledgement of receipt, or if no acknowledgement of receipt has been sent to the reporting person, three months after the expiry of the seven-day period following the report, the reporting person will receive information about the measures planned or taken as follow-up and the reasons for such follow-up.
If it is not possible to provide the reporting person with any feedback, the reporting person will be notified thereof, as well as of the reason why no information is yet available.
Anonymous reports submitted via the College's internal reporting form cannot give rise to feedback under any circumstances.
5.1 External reporting channels
Reporting persons who do not wish to make an internal report may also use an external reporting channel.
External reports can be made to the Federal Ombudsman. The reporting person has the following options for doing so:
The reporting person can also contact the competent authority directly (see annex I for the various authorities).
5.2 Handling of external reports
Within seven days of receiving the report, the reporting person will receive an acknowledgement of receipt from the competent federal service.
Within a reasonable period of time, and at the latest three months after sending the acknowledgement of receipt, or if no acknowledgement of receipt has been sent to the reporting person, three months after the expiry of the seven-day period following the report, the reporting person will receive information from the competent federal service about the measures planned or taken as a follow-up and the reasons for such follow-up. In exceptional and justified cases, this period may be extended to six months.
The competent authorities and the Federal Ombudsman shall designate the staff members responsible for handling reports, and in particular for:
These staff members are bound by a duty of confidentiality and will receive specific training in handling reports.
A person who makes a public disclosure qualifies for protection under the whistleblower act if the following conditions are fulfilled:
This does not apply to cases where a person directly disclosed information to the press pursuant to specific provisions establishing a system of protection relating to freedom of expression and information.
The College shall ensure that the information relating to the report is stored in such a way that it is physically and digitally accessible only to the members of the investigation committee. All reports and subsequent investigation reports and/or findings reports, decisions, etc. shall be treated with the utmost confidentiality.
The College applies a strict 'need to know' basis for disclosing relevant information to staff members or third parties, who also maintain strict confidentiality.
8.1 Protection against retaliation
The College guarantees that the reporting person will be protected against retaliation, including threats and attempts at retaliation (see below), provided that the reporting person:
"Retaliation" includes, among other things:
In addition to the reporting person, facilitators and third persons who are connected with the reporting person and who could suffer retaliation in a work-related context, such as colleagues or relatives of the reporting person, are also protected. Legal entities that the reporting person owns, work for or are otherwise connected with in a work-related context, also qualify for protection.
8.2 Complaints procedure
Any reporting person who believes they are the victim of or threatened with retaliation may submit a reasoned complaint to the Federal Ombudsman, who will initiate an out-of-court protection procedure.
The Federal Ombudsman will verify the existence of a reasonable suspicion of retaliation. The burden of proof that it is not retaliation lies with the College.
If the College takes a measure against a reporting person that falls within the legal framework, and if the College can demonstrate that the reasons for that measure are unrelated to the report, then that measure does not constitute retaliation.
The College will only deal with reports that have been made in good faith and that fall within the scope of the whistleblower act. Persons who make a report in bad faith, do not qualify for protection.
When making a report in bad faith, the staff member concerned is particularly exposed to the sanctions included in the work regulations, in addition to applicable civil or criminal sanctions.
The College keeps a register of all reports, in which the receipt of the report, the investigation into it and its resolution are tracked. The reports are kept in this register for as long as the contractual relationship between the reporting person and the College continues.
Investigation reports and supporting information shall be kept for at least five years after the end of the investigation.
All personal data is processed by the College in accordance with applicable data protection legislation, including the General Data Protection Regulation (GDPR), and the College’s privacy policy (available via Privacy Office | Coleurope).
The legal basis for data processing is the Act of 28 November 2022 on the protection of whistleblowers reporting breaches of Union or national law within a legal entity in the private sector.
Personal data is processed solely for the purpose of carrying out the required investigations on the basis of a legal obligation, and only the strictly necessary data is processed. The name, position and contact details of the reporting person and any person to whom the protection and support measures extend, as well as the person against whom the report is directed, are all necessary data in the context of this whistleblower policy.
The data may be shared with government agencies if the report contains information that must be disclosed by law, or with other external parties involved in an investigation.
The College will retain all personal data for at least as long as the contractual relationship between the reporting person and the College lasts and for a maximum of the statute of limitations relevant to any legal action.
All data subjects have the right to request access to, rectification of, erasure of, and objection to the processing of their personal data. However, the right of access cannot lead to the disclosure of information that could lead to the identification of the reporting person or third parties as long as the investigation into the report is ongoing. The reporting person does not have the right to access the personal data of the accused or the personal data of third parties, unless the investigation reveals that the accused wrongfully suspected the reporting person or that third parties acted in bad faith.
These requests can be addressed to the College's Privacy Office at privacy_office.be@coleurope.eu.
The Federal Institute for the protection and promotion of human rights is responsible for applying or supervising the support measures, both in the case of internal reporting, external reporting and public disclosure.
Depending on the case, the reporting person has access to the following support measures:
The following authorities have been designated to receive external reports of breaches under the whistleblower act for the private sector, each for their own area:
They are authorised to investigate and prosecute the reported breaches.
[1] Act of 28 November 2022 on the protection of whistleblowers who report breaches of Union or national law within a legal entity in the private sector, Belgian Official Gazette 15 December 2022.
Artikel 1. Waarom een klokkenluidersbeleid?
Artikel 7. Geheimhoudingsplicht
Artikel 9. Misbruik van meldingskanalen / inbreuken op dit beleid
Artikel 10. Bewaring van documenten / register van meldingen
Artikel 11. Verwerking van persoonsgegevens
Artikel 12. Ondersteuningsmaatregelen
Bijlage I: Lijst federale autoriteiten
Dit klokkenluidersbeleid heeft als doel om zowel medewerkers als derden die in een werkgerelateerde context kennisnemen van inbreuken begaan door het Europacollege, campus Brugge (hierna: het College) op het Europese Unierecht of inbreuken die de Belgische wetgever aan het toepassingsgebied van de Belgische klokkenluiderswet[1] heeft toegevoegd (zie artikel 3), de mogelijkheid te bieden om hiervan melding te maken, zonder angst te moeten hebben voor vergeldingsmaatregelen.
Het College zet hiervoor een intern meldingskanaal op. Iedereen die een melding wenst te maken binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet, zal hiervoor in eerste instantie het interne meldingskanaal kunnen gebruiken.
In het kader van dit beleid wordt verstaan onder:
Het interne meldingskanaal is toegankelijk voor medewerkers van het College en iedereen die in een werkgerelateerde context kennisneemt van inbreuken op het Europese Unierecht en/of inbreuken die de Belgische Wetgever aan het toepassingsgebied van de Belgische klokkenluidersregeling heeft toegevoegd of zal toevoegen.
“Werkgerelateerde context” betekent dat naast (ex-)medewerkers ook stagiairs, uitzendkrachten, leveranciers, zelfstandigen, aandeelhouders, sollicitanten enzovoort die op een duurzame manier samenwerken met het College een melding kunnen maken.
Concreet kan een melder melding maken van inbreuken of zaken waarvan hij te goeder trouw meent dat ze een inbreuk betekenen op een van de volgende gebieden:
4.1 Meldingskanaal en toegang
Een persoon die een inbreuk vaststelt of redelijke vermoedens heeft dat er een inbreuk is of zal plaatsvinden die indruist tegen één of meerdere van de in artikel 3 vermelde gebieden, en waarbij het College betrokken is, kan dit altijd melden via het meest geschikte en toegankelijke kanaal.
Binnen het College kan een melder daarvoor gebruik maken van het interne meldingsformulier. Deze meldingen kunnen al dan niet anoniem gebeuren.
Daarnaast kunnen meldingen ook via de volgende interne kanalen:
4.2 Behandeling van interne meldingen
De interne meldingen worden bij het College beheerd door de Legal Advisor, die als meldingsbeheerder werd aangesteld. Uiterlijk binnen de zeven dagen na ontvangst van de melding krijgt de melder een ontvangstbevestiging toegestuurd. De meldingsbeheerder is bevoegd voor de opvolging van de melding en de communicatie met de melder.
Na ontvangst wordt een intern onderzoekscomité aangeduid dat zich buigt over de ontvankelijkheid en gegrondheid van de melding. Dat comité bestaat uit de volgende personen:
Indien nodig kunnen externe onderzoeksmiddelen worden aangewend.
Indien bijkomend onderzoek nodig of aangewezen is, zal het College waken over de vertrouwelijkheid van de onderzoeksdaden en over de naleving van de rechten van derden, zoals verder omschreven in artikel 7.
4.3 Bekendmaking aan overheidsinstanties
Indien een melding informatie bevat die van rechtswege moet doorgegeven worden aan een overheidsinstantie die verantwoordelijk is voor de opvolging van misdrijven binnen de gebieden van artikel 3 voormeld, zal de meldingsbeheerder de informatie doorsturen naar de betrokken overheidsinstantie.
4.4 Feedback
De melder krijgt schriftelijk feedback over de afhandeling van de melding per e-mail. Dat betekent dat hij informatie krijgt over de al dan niet genomen corrigerende maatregelen, procesverbeteringen of -wijzigingen en/of andere verdere stappen. Deze feedback bevat geen details over specifieke personen en kan dan ook eerder van algemene aard zijn.
Binnen een redelijke termijn, en ten laatste drie maanden na het versturen van de ontvangstbevestiging, of als er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, krijgt de melder informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen van die opvolging.
Indien het niet mogelijk is om de melder enige feedback te geven, dan krijgt de melder daar bericht van, evenals van de reden waarom er nog geen informatie voorhanden is.
Anonieme meldingen via het interne meldingsformulier van het College kunnen in geen geval aanleiding geven tot feedback.
5.1 Externe meldingskanalen
De melder die geen interne melding wil doen, kan ook een beroep doen op een extern meldingskanaal.
De externe meldingen kunnen gebeuren bij de Federale Ombudsman. De melder beschikt hiertoe over de volgende mogelijkheden:
De melder kan ook rechtstreeks contact opnemen met de bevoegde autoriteit (zie bijlage 1 voor de verschillende autoriteiten).
5.2 Behandeling van externe meldingen
Uiterlijk binnen de zeven dagen na ontvangst van de melding krijgt de melder een ontvangstbevestiging toegestuurd van de bevoegde federale dienst.
Binnen een redelijke termijn, en ten laatste drie maanden na het versturen van de ontvangstbevestiging, of indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, krijgt de melder informatie van de bevoegde federale dienst over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen van die opvolging. In uitzonderlijke gemotiveerde gevallen kan deze termijn zes maanden bedragen.
De bevoegde autoriteiten en de Federale Ombudsman duiden de personeelsleden aan die verantwoordelijk zijn voor de behandeling van de meldingen, en met name voor:
Deze personeelsleden zijn gehouden tot geheimhoudingsplicht en zullen een specifieke opleiding krijgen voor het behandelen van meldingen.
Een persoon die een openbaarmaking doet, komt in aanmerking voor bescherming uit hoofde van de klokkenluiderswet, als de volgende voorwaarden vervuld zijn:
Dit is niet van toepassing op gevallen waarin een persoon rechtstreeks informatie aan de pers verstrekt op grond van specifieke bepalingen die een stelsel voor de bescherming van de vrijheid van meningsuiting en informatie instellen.
Het College zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de leden van het onderzoekscomité. Alle meldingen en daaropvolgende onderzoeksrapporten en/of vaststellingsrapporten, beslissingen, enz. worden met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandeld.
Het College hanteert een strikte ‘need to know’-basis voor het bekendmaken van relevante informatie aan werknemers of derden, die eveneens een strikte geheimhouding handhaven.
8.1 Bescherming tegen represailles
Het College garandeert dat de melder beschermd wordt tegen represailles, inclusief dreigingen en pogingen tot represailles (zie hierna), op voorwaarde dat de melder:
Onder “represailles” wordt onder meer verstaan:
Naast de melder zelf worden ook de facilitators en derden die verbonden zijn met de melder en die ook het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega’s en familieleden van de melder, beschermd. Juridische entiteiten die eigendom zijn van de melders, waarvoor de melders werken of waarmee de melders anderszins in een werkgerelateerde context verbonden zijn genieten ook bescherming.
8.2 Klachtprocedure
Elke melder die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een represaille, kan een met redenen omklede klacht indienen bij de Federale Ombudsman, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart.
De Federale Ombudsman verifieert het bestaan van een redelijk vermoeden van een represaille. De bewijslast dat het geen represaille is, valt ten laste van het College.
Neemt het College een maatregel tegen een melder die binnen het wettelijk kader valt, en kan het College aantonen dat de redenen voor die maatregel vreemd zijn aan de melding, dan is die maatregel geen represaille.
Het College zal enkel die meldingen behandelen die te goeder trouw werden gedaan en die binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet vallen. Personen die te kwader trouw een melding maken, genieten geen bescherming.
Bij het te kwader trouw maken van een melding, stelt de betrokken werknemer zich in het bijzonder bloot aan de sancties opgenomen in het arbeidsreglement, naast toepasselijke burgerrechtelijke of strafrechtelijke sancties.
Het College houdt een register bij van alle meldingen, waarin zowel de ontvangst van de melding, het onderzoek ernaar en de oplossing ervan worden opgevolgd. De meldingen worden in dit register bewaard zolang de contractuele relatie tussen de melder en het College loopt.
Onderzoeksrapporten en ondersteunende informatie worden minimaal tot vijf jaar na het einde van het onderzoek bewaard.
Alle persoonsgegevens worden door het College verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”), en het privacy beleid van het College (beschikbaar via Privacy Office | Coleurope).
De rechtsgrond van het verwerken van gegevens is de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.
De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met als doel het uitvoeren van de vereiste onderzoeken op grond van een wettelijke verplichting en enkel de strikt noodzakelijke gegevens worden verwerkt. De naam, functie en contactgegevens van de melder en elke persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregel zich uitstrekken, alsook van de persoon tegen wie de melding gericht is, zijn alleszins noodzakelijke gegevens in de context van dit klokkenluidersbeleid.
De gegevens kunnen gedeeld worden met overheidsinstanties indien de melding informatie bevat die wettelijk verplicht moet doorgegeven worden, of met andere externe partijen die bij een onderzoek betrokken zijn.
Het College bewaart alle persoonsgegevens minstens zolang de contractuele relatie tussen de melder en het College loopt en maximaal gedurende de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen.
Alle betrokkenen hebben recht om te verzoeken tot toegang, rectificatie, wissing van en bezwaar tegen de verwerking van hun persoonsgegevens. Het recht tot toegang kan echter niet leiden tot het bekendmaken van informatie die tot identificatie van de melder of derden kan leiden zolang het onderzoek naar de melding loopt. De melder heeft geen recht op toegang tot de persoonsgegevens van de beklaagde, noch tot de persoonsgegevens van derden tenzij na onderzoek blijkt dat de beklaagde onterecht de melder verdacht of wanneer derden te kwader trouw handelden.
Deze verzoeken kunnen gericht worden aan de Privacy Office van het College op privacy_office.be@coleurope.eu.
Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens wordt belast met het toepassen van of toezien op de ondersteuningsmaatregelen, zowel in geval van een interne melding, een externe melding als een openbaarmaking.
De melder heeft, naargelang het geval, toegang tot de volgende ondersteuningsmaatregelen:
Volgende instanties werden aangeduid voor het ontvangen van externe meldingen over inbreuken i.k.v. de klokkenluiderswet voor de private sector, ieder voor hun domein:
Ze zijn gemachtigd om de gemelde inbreuken te onderzoeken en te vervolgen.
[1] Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, BS 15 december 2022.
On 20 May 2026, the College of Europe in Natolin hosted the Diplomatic Negotiation Action – a training programme of the Diplomatic Academy of the Ministry of Foreign Affairs of Poland and the Asia...