Call for Tender - Provision of Label Printers
The College of Europe, Tirana Branch, invites qualified service providers to submit their tenders for the following procedure: Provision of Label Printers for the College of Europe, Tirana Campus. The...
Whistleblower Policy College of Europe – Bruges Campus
---Dutch version below---
Article 1. Why a whistleblower policy?
Article 7. Duty of Confidentiality
Article 9. Abuse of reporting channels / violations of this policy
Article 10. Retention of documents / register of reports
Article 11. Processing of personal data
Annex I: List of federal authorities.
Article 1. Why a whistleblower policy?
The purpose of this whistleblower policy is to offer both staff members and third parties who, in a work-related context, become aware of breaches of European Union law or breaches that the Belgian legislator has added to the scope of the Belgian whistleblower act[1] (see article 3) committed by the College of Europe, Bruges campus (hereinafter: the College), the opportunity to report them without fear of retaliation.
The College is setting up an internal reporting channel for this purpose. Anyone wishing to make a report within the scope of the whistleblower act will initially be able to use the internal reporting channel for this purpose.
Article 2. Definitions
For the purposes of this policy, the following definitions apply:
- Breach: acts or omissions that:
- are unlawful and relate to Union acts and areas falling within the material scope referred to in article 3, or
- defeat the object or the purpose of the rules in the Union acts and policy areas falling within the material scope referred to in article 3.
- Information on breaches: information, including reasonable suspicions, about actual or potential breaches which occurred or are very likely to occur within the College where the reporting person works or has worked or with which the reporting person has been in contact through their work, and about attempts to conceal such breaches.
- Report: the oral or written communication of information on breaches.
- Internal reporting: the oral or written communication of information on breaches within the College.
- External reporting: the oral or written communication of information on breaches to the competent authorities.
- Public disclosure: the making of information on breaches available in the public domain, orally or in writing.
- Reporting person: a natural person who reports information about breaches (internal, external or public) acquired in the context of their work-related activities.
- Person concerned: a natural or legal person who is referred to in the (internal, external or public) report or disclosure as the person to whom the breaches are attributed or with whom that person is associated.
- Facilitator: a natural person who assists a reporting person in the reporting process in a work-related context and whose assistance should be confidential.
- Retaliation: a direct or indirect act or omission which occurs in a work-related context, is prompted by internal or external reporting or by public disclosure, and which causes or may cause unjustified detriment to the reporting person (or to the facilitators or third parties associated with the reporting person).
- Follow-up: action taken by the recipient of a report or a competent authority to assess the accuracy of the allegations made in the report and, where relevant, to address the breach reported.
- Feedback: the provision to the reporting person of information on the action envisaged or taken as follow-up and on the grounds for such follow-up.
- Competent authority: the Belgian authority designated to receive reports in accordance with article 5 of this policy and to provide feedback to the reporting person and ensure follow-up.
- Work-related context: current or past work activities in the private sector through which, irrespective of the nature of those activities, persons acquire information on breaches and within which those persons could suffer retaliation if they reported such information.
- Federal coordinator: the authority responsible for coordinating external reports for the private sector in accordance with chapter 4, section 4 of the Whistleblower Act.
- Person responsible for managing reports: the impartial person or service authorised to follow up on reports, maintain communication with the reporting person, request additional information from them if necessary, provide them with feedback and, where applicable, receive reports.
- In good faith: having (had) reasonable grounds to believe that the reported information on breaches was accurate at the time of reporting and that such information fell within the areas specified in article 3. Good faith is assessed in relation to a person who is in a similar situation and has similar knowledge.
- In bad faith: reporting deliberately and knowingly false or misleading information.
Article 3. Reports
The internal reporting channel is accessible to staff members of the College and anyone who, in a work-related context, becomes aware of breaches of European Union law and/or breaches that the Belgian legislator has added or will add to the scope of the Belgian whistleblower regulation.
"Work-related context" means that, in addition to (former) staff members, interns, temporary workers, suppliers, self-employed persons, shareholders, job applicants, etc. who work with the College on a long-term basis can also make a report.
Concretely, a reporting person can report breaches or matters which they believe in good faith to constitute a breach in one of the following areas:
- public procurement;
- financial services, products and markets, and prevention of money laundering and terrorist financing;
- product safety and product compliance;
- transport safety;
- protection of the environment;
- radiation protection and nuclear safety;
- food and feed safety, animal health and welfare;
- public health;
- consumer protection;
- protection of privacy and personal data, and security of network and information systems;
- infringements affecting the financial interests of the European Union;
- infringements relating to the internal market (competition and state aid, infringements of company tax, arrangements designed to obtain an unjustified tax advantage);
- combating tax fraud;
- combating social fraud.
Article 4. Internal reporting
4.1 Reporting channel and access
A person who ascertains a violation or has reasonable grounds to suspect that a violation has occurred or will occur that contravenes one or more of the areas mentioned in article 3, and in which the College is involved, can always report this via the most appropriate and accessible channel.
Within the College, a reporting person can use the internal reporting form for this purpose. Such report may be submitted anonymously or not.
In addition, reports can also be made via the following internal channels:
- Verbally: by telephone on +32 50 47 70 04;
- In writing: by email to whistleblower.be@coleurope.eu or by letter addressed to the person responsible for managing reports, College of Europe, Dijver 11, 8000 Bruges;
- In person: by requesting an appointment with the person responsible for managing reports within a reasonable timeframe via the above channels.
4.2 Handling of internal reports
Internal reports are managed at the College by the Legal Advisor, who has been appointed as the person responsible for managing reports. The reporting person will receive an acknowledgment of receipt within seven days of the report being received. The person responsible for managing reports is responsible for following up on the report and communicating with the reporting person.
Upon receipt, an internal investigation committee will be appointed to examine the admissibility and merit of the report. This committee consists of the following persons:
- The Rector;
- The Legal Advisor;
- The HR Co-Directors; and
- Any other member of staff at the College whom the Rector deems necessary for the investigation.
If necessary, external investigative resources may be used.
If additional investigation is necessary or appropriate, the College will ensure the confidentiality of the investigation acts and compliance with the rights of third parties, as further described in article 7.
4.3 Disclosure to government authorities
If a report contains information that by law must be passed on to a government agency responsible for following up on offences within the areas referred to in article 3 above, the person responsible for managing reports will forward the information to the relevant government agency.
4.4 Feedback
The reporting person will receive written feedback on the handling of the report by e-mail. This means that they will receive information about any corrective measures taken, process improvements or changes and/or other further steps. This feedback does not contain any details about specific individuals and may therefore be of a general nature.
Within a reasonable timeframe, and no later than three months after sending the acknowledgement of receipt, or if no acknowledgement of receipt has been sent to the reporting person, three months after the expiry of the seven-day period following the report, the reporting person will receive information about the measures planned or taken as follow-up and the reasons for such follow-up.
If it is not possible to provide the reporting person with any feedback, the reporting person will be notified thereof, as well as of the reason why no information is yet available.
Anonymous reports submitted via the College's internal reporting form cannot give rise to feedback under any circumstances.
Article 5. External reporting
5.1 External reporting channels
Reporting persons who do not wish to make an internal report may also use an external reporting channel.
External reports can be made to the Federal Ombudsman. The reporting person has the following options for doing so:
- Report by telephone on 0800 999 61;
- Report by e-mail via integriteit@federaalombudsman.be;
- Report via the reporting form: Reporting form | Federaalombudsman.be;
- Appointment with a member of staff at the Integrity Centre: Report a breach of integrity or violation of the law;
- Anonymously via the secure app.
The reporting person can also contact the competent authority directly (see annex I for the various authorities).
5.2 Handling of external reports
Within seven days of receiving the report, the reporting person will receive an acknowledgement of receipt from the competent federal service.
Within a reasonable period of time, and at the latest three months after sending the acknowledgement of receipt, or if no acknowledgement of receipt has been sent to the reporting person, three months after the expiry of the seven-day period following the report, the reporting person will receive information from the competent federal service about the measures planned or taken as a follow-up and the reasons for such follow-up. In exceptional and justified cases, this period may be extended to six months.
The competent authorities and the Federal Ombudsman shall designate the staff members responsible for handling reports, and in particular for:
- providing information on reporting procedures to interested parties;
- receiving and following up on reports;
- maintaining contact with the reporting person in order to provide feedback and, if necessary, request further information.
These staff members are bound by a duty of confidentiality and will receive specific training in handling reports.
Article 6. Public Disclosure
A person who makes a public disclosure qualifies for protection under the whistleblower act if the following conditions are fulfilled:
- in the case of indirect disclosure: the person first reported internally and externally, or directly externally, but no appropriate action was taken in response to the report within the specified timeframe; or
- in the case of a direct disclosure: the person has reasonable grounds to believe that:
- the breach may constitute an imminent or manifest danger to the public interest; or
- in the case of external reporting, there is a risk of retaliation or there is a low prospect of the breach being effectively addressed, due to the particular circumstances of the case, such as those where evidence may be concealed or destroyed or where an authority may be in collusion with the perpetrator of the breach or involved in the breach.
This does not apply to cases where a person directly disclosed information to the press pursuant to specific provisions establishing a system of protection relating to freedom of expression and information.
Article 7. Duty of Confidentiality
The College shall ensure that the information relating to the report is stored in such a way that it is physically and digitally accessible only to the members of the investigation committee. All reports and subsequent investigation reports and/or findings reports, decisions, etc. shall be treated with the utmost confidentiality.
The College applies a strict 'need to know' basis for disclosing relevant information to staff members or third parties, who also maintain strict confidentiality.
Article 8. Protection
8.1 Protection against retaliation
The College guarantees that the reporting person will be protected against retaliation, including threats and attempts at retaliation (see below), provided that the reporting person:
- acts in good faith; and
- in the first instance, uses the designated internal reporting channels or calls upon an external reporting channel, unless the reporting person is permitted to disclose the report in accordance with the conditions set out in article 6.
"Retaliation" includes, among other things:
- suspension, temporary removal from duty, dismissal or similar measures;
- demotion or withholding of promotion;
- transfer of duties, change of location of place of work, reduction in wages, change in working hours;
- withholding of training;
- a negative performance assessment or employment reference;
- imposition or administering of any disciplinary measure, reprimand or other penalty, including a financial penalty;
- coercion, intimidation, harassment or ostracism;
- discrimination, disadvantageous or unfair treatment;
- failure to convert a temporary employment contract into a permanent one, where the staff member had legitimate expectations that they would be offered permanent employment;
- failure to renew, or early termination of, a temporary employment contract;
- harm, including to the person’s reputation, particularly in social media, or financial loss, including loss of business and loss of income;
- blacklisting on the basis of a sector or industry-wide informal or formal agreement, which may entail that the person will not, in the future, find employment in the sector or industry;
- early termination or cancellation of a contract for goods or services;
- cancellation of a licence or permit;
- psychiatric or medical referrals.
In addition to the reporting person, facilitators and third persons who are connected with the reporting person and who could suffer retaliation in a work-related context, such as colleagues or relatives of the reporting person, are also protected. Legal entities that the reporting person owns, work for or are otherwise connected with in a work-related context, also qualify for protection.
8.2 Complaints procedure
Any reporting person who believes they are the victim of or threatened with retaliation may submit a reasoned complaint to the Federal Ombudsman, who will initiate an out-of-court protection procedure.
The Federal Ombudsman will verify the existence of a reasonable suspicion of retaliation. The burden of proof that it is not retaliation lies with the College.
If the College takes a measure against a reporting person that falls within the legal framework, and if the College can demonstrate that the reasons for that measure are unrelated to the report, then that measure does not constitute retaliation.
Article 9. Abuse of reporting channels / violations of this policy
The College will only deal with reports that have been made in good faith and that fall within the scope of the whistleblower act. Persons who make a report in bad faith, do not qualify for protection.
When making a report in bad faith, the staff member concerned is particularly exposed to the sanctions included in the work regulations, in addition to applicable civil or criminal sanctions.
Article 10. Retention of documents / register of reports
The College keeps a register of all reports, in which the receipt of the report, the investigation into it and its resolution are tracked. The reports are kept in this register for as long as the contractual relationship between the reporting person and the College continues.
Investigation reports and supporting information shall be kept for at least five years after the end of the investigation.
Article 11. Processing of personal data
All personal data is processed by the College in accordance with applicable data protection legislation, including the General Data Protection Regulation (GDPR), and the College’s privacy policy (available via Privacy Office | Coleurope).
The legal basis for data processing is the Act of 28 November 2022 on the protection of whistleblowers reporting breaches of Union or national law within a legal entity in the private sector.
Personal data is processed solely for the purpose of carrying out the required investigations on the basis of a legal obligation, and only the strictly necessary data is processed. The name, position and contact details of the reporting person and any person to whom the protection and support measures extend, as well as the person against whom the report is directed, are all necessary data in the context of this whistleblower policy.
The data may be shared with government agencies if the report contains information that must be disclosed by law, or with other external parties involved in an investigation.
The College will retain all personal data for at least as long as the contractual relationship between the reporting person and the College lasts and for a maximum of the statute of limitations relevant to any legal action.
All data subjects have the right to request access to, rectification of, erasure of, and objection to the processing of their personal data. However, the right of access cannot lead to the disclosure of information that could lead to the identification of the reporting person or third parties as long as the investigation into the report is ongoing. The reporting person does not have the right to access the personal data of the accused or the personal data of third parties, unless the investigation reveals that the accused wrongfully suspected the reporting person or that third parties acted in bad faith.
These requests can be addressed to the College's Privacy Office at privacy_office.be@coleurope.eu.
Article 12. Support measures
The Federal Institute for the protection and promotion of human rights is responsible for applying or supervising the support measures, both in the case of internal reporting, external reporting and public disclosure.
Depending on the case, the reporting person has access to the following support measures:
- comprehensive and independent information and advice, which is easily accessible to the public and free of charge, on procedures and remedies available, on protection against retaliation, and on the rights of the person concerned, including their rights in the field of personal data protection; the reporting person must furthermore be informed that they are eligible for the protection measures provided for in the whistleblower act;
- technical advice with regard to any authority involved in the protection of the reporting person;
- legal aid in cross-border criminal and civil proceedings in accordance with Directive (EU) 2016/1919 and Directive 2008/52/EC of the European Parliament and of the Council, and legal aid in other proceedings, as well as legal counselling or other legal assistance, in accordance with the provisions on secondary legal aid and legal assistance;
- support measures, including technical, psychological, media-related and social support, for the reporting person;
- financial assistance to the reporting person in the context of legal proceedings.
Annex I: List of federal authorities
The following authorities have been designated to receive external reports of breaches under the whistleblower act for the private sector, each for their own area:
- the Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie;
- the Federale Overheidsdienst Financiën;
- the Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu;
- the Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;
- the Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;
- the Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid;
- the Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
- the Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;
- the Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;
- the Belgische Mededingingsautoriteit;
- the Gegevensbeschermingsautoriteit;
- the Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;
- the Nationale Bank van België;
- the College van toezicht op de bedrijfsrevisoren;
- the autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
- the Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;
- the Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;
- the Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering;
- the Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen;
- the Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;
- the Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;
- the Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;
- the Autonome dienst Coördinatie Anti-Fraude (CAF);
- the Scheepvaartcontrole.
They are authorised to investigate and prosecute the reported breaches.
[1] Act of 28 November 2022 on the protection of whistleblowers who report breaches of Union or national law within a legal entity in the private sector, Belgian Official Gazette 15 December 2022.
Klokkenluidersbeleid Europacollege – Campus Brugge
Artikel 1. Waarom een klokkenluidersbeleid?
Artikel 7. Geheimhoudingsplicht
Artikel 9. Misbruik van meldingskanalen / inbreuken op dit beleid
Artikel 10. Bewaring van documenten / register van meldingen
Artikel 11. Verwerking van persoonsgegevens
Artikel 12. Ondersteuningsmaatregelen
Bijlage I: Lijst federale autoriteiten
Artikel 1. Waarom een klokkenluidersbeleid?
Dit klokkenluidersbeleid heeft als doel om zowel medewerkers als derden die in een werkgerelateerde context kennisnemen van inbreuken begaan door het Europacollege, campus Brugge (hierna: het College) op het Europese Unierecht of inbreuken die de Belgische wetgever aan het toepassingsgebied van de Belgische klokkenluiderswet[1] heeft toegevoegd (zie artikel 3), de mogelijkheid te bieden om hiervan melding te maken, zonder angst te moeten hebben voor vergeldingsmaatregelen.
Het College zet hiervoor een intern meldingskanaal op. Iedereen die een melding wenst te maken binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet, zal hiervoor in eerste instantie het interne meldingskanaal kunnen gebruiken.
Artikel 2. Definities
In het kader van dit beleid wordt verstaan onder:
- Inbreuk: handelingen of nalatigheden die:
- onrechtmatig zijn en betrekking hebben op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 3 bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of
- het doel of de toepassing ondermijnen van de regels in de Uniehandeling en beleidsterreinen die binnen het in artikel 3 bedoelde materiële toepassingsgebied vallen.
- Informatie over inbreuken: informatie, waaronder redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke inbreuken, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen het College, waar de melder werkt of heeft gewerkt of waarmee de melder uit hoofde van zijn werk in contact is geweest, alsmede over pogingen tot verhulling van dergelijke inbreuken.
- Melding: het mondeling of schriftelijk verstrekken van informatie over inbreuken.
- Interne melding: het binnen het College mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over inbreuken.
- Externe melding: het mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over inbreuken aan de bevoegde autoriteiten.
- Openbaarmaking: het mondeling of schriftelijk publiek meedelen van informatie over inbreuken.
- Melder: een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten verkregen informatie over inbreuken (intern, extern of openbaar) meldt.
- Betrokkene: een natuurlijke of rechtspersoon die in de (interne, externe of openbare) melding of bij de openbaarmaking wordt genoemd als persoon aan wie de inbreuken worden toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht.
- Facilitator: een natuurlijke persoon die een melder bijstaat in het meldingsproces in een werkgerelateerde context en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn.
- Represaille: een directe of indirecte handeling of nalatigheid die in een werkgerelateerde context plaatsvindt naar aanleiding van een interne of externe melding of openbaarmaking, en die tot ongerechtvaardigde benadeling van de melder (of van de facilitators of derden die verbonden zijn met de melder) leidt of kan leiden.
- Opvolging: optreden van de ontvanger van een melding of een bevoegde autoriteit om de juistheid van de in de melding gedane beweringen na te gaan en de gemelde inbreuk zo nodig aan te pakken.
- Feedback: het aan de melder verstrekken van informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging.
- Bevoegde autoriteit: de Belgische autoriteit die is aangewezen om meldingen overeenkomstig artikel 5 van dit beleid te ontvangen en de melders feedback te geven en opvolging te verzekeren.
- Werkgerelateerde context: de huidige of vroegere arbeidsactiviteiten in de private sector waardoor, ongeacht de aard van die activiteiten, personen informatie kunnen verkrijgen over inbreuken en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met represailles indien zij dergelijke informatie zouden melden.
- Federale coördinator: de autoriteit die belast is met de coördinatie van de externe meldingen voor de privésector overeenkomstig hoofdstuk 4, afdeling 4 van de klokkenluiderswet.
- Meldingsbeheerder: de onpartijdige persoon of dienst die bevoegd is om de meldingen op te volgen, de communicatie met de melder te onderhouden, hem indien nodig om bijkomende informatie kan verzoeken, hem feedback te verstekken en indien van toepassing meldingen te ontvangen.
- Te goeder trouw: het hebben (gehad) van gegronde redenen om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen de gebieden vermeld in artikel 3 viel. Goeder trouw wordt beoordeeld ten opzichte van een persoon die zich in een vergelijkbare situatie bevindt en over vergelijkbare kennis beschikt.
- Te kwader trouw: het melden van opzettelijk en bewust onjuiste of misleidende informatie.
Artikel 3. Meldingen
Het interne meldingskanaal is toegankelijk voor medewerkers van het College en iedereen die in een werkgerelateerde context kennisneemt van inbreuken op het Europese Unierecht en/of inbreuken die de Belgische Wetgever aan het toepassingsgebied van de Belgische klokkenluidersregeling heeft toegevoegd of zal toevoegen.
“Werkgerelateerde context” betekent dat naast (ex-)medewerkers ook stagiairs, uitzendkrachten, leveranciers, zelfstandigen, aandeelhouders, sollicitanten enzovoort die op een duurzame manier samenwerken met het College een melding kunnen maken.
Concreet kan een melder melding maken van inbreuken of zaken waarvan hij te goeder trouw meent dat ze een inbreuk betekenen op een van de volgende gebieden:
- overheidsopdrachten;
- financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
- productveiligheid en productconformiteit;
- veiligheid van het vervoer;
- bescherming van het milieu;
- stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
- veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
- volksgezondheid;
- consumentenbescherming;
- bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informaticasystemen;
- inbreuken waardoor de financiële belangen van de Europese Unie worden geschaad;
- inbreuken in verband met de interne markt (mededinging en staatssteun, inbreuken op vennootschapsbelasting, constructies die erop gericht zijn onterecht een belastingvoordeel te krijgen);
- bestrijding van belastingfraude;
- sociale fraudebestrijding.
Artikel 4. Interne meldingen
4.1 Meldingskanaal en toegang
Een persoon die een inbreuk vaststelt of redelijke vermoedens heeft dat er een inbreuk is of zal plaatsvinden die indruist tegen één of meerdere van de in artikel 3 vermelde gebieden, en waarbij het College betrokken is, kan dit altijd melden via het meest geschikte en toegankelijke kanaal.
Binnen het College kan een melder daarvoor gebruik maken van het interne meldingsformulier. Deze meldingen kunnen al dan niet anoniem gebeuren.
Daarnaast kunnen meldingen ook via de volgende interne kanalen:
- Mondeling: telefonisch op het nummer +32 50 47 70 04
- Schriftelijk: via email op whistleblower.be@coleurope.eu of per brief gericht aan de meldingsbeheerder, Europacollege, Dijver 11, 8000 Brugge
- Fysiek: door middel van een verzoek om binnen een redelijke een afspraak te maken met de meldingsbeheerder via de bovenvermelde kanalen.
4.2 Behandeling van interne meldingen
De interne meldingen worden bij het College beheerd door de Legal Advisor, die als meldingsbeheerder werd aangesteld. Uiterlijk binnen de zeven dagen na ontvangst van de melding krijgt de melder een ontvangstbevestiging toegestuurd. De meldingsbeheerder is bevoegd voor de opvolging van de melding en de communicatie met de melder.
Na ontvangst wordt een intern onderzoekscomité aangeduid dat zich buigt over de ontvankelijkheid en gegrondheid van de melding. Dat comité bestaat uit de volgende personen:
- De Rector;
- De Legal Advisor;
- De HR Co-Directors; en
- Elke andere medewerker van het College die de Rector als noodzakelijk beschouwt met het oog op het te voeren onderzoek.
Indien nodig kunnen externe onderzoeksmiddelen worden aangewend.
Indien bijkomend onderzoek nodig of aangewezen is, zal het College waken over de vertrouwelijkheid van de onderzoeksdaden en over de naleving van de rechten van derden, zoals verder omschreven in artikel 7.
4.3 Bekendmaking aan overheidsinstanties
Indien een melding informatie bevat die van rechtswege moet doorgegeven worden aan een overheidsinstantie die verantwoordelijk is voor de opvolging van misdrijven binnen de gebieden van artikel 3 voormeld, zal de meldingsbeheerder de informatie doorsturen naar de betrokken overheidsinstantie.
4.4 Feedback
De melder krijgt schriftelijk feedback over de afhandeling van de melding per e-mail. Dat betekent dat hij informatie krijgt over de al dan niet genomen corrigerende maatregelen, procesverbeteringen of -wijzigingen en/of andere verdere stappen. Deze feedback bevat geen details over specifieke personen en kan dan ook eerder van algemene aard zijn.
Binnen een redelijke termijn, en ten laatste drie maanden na het versturen van de ontvangstbevestiging, of als er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, krijgt de melder informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen van die opvolging.
Indien het niet mogelijk is om de melder enige feedback te geven, dan krijgt de melder daar bericht van, evenals van de reden waarom er nog geen informatie voorhanden is.
Anonieme meldingen via het interne meldingsformulier van het College kunnen in geen geval aanleiding geven tot feedback.
Artikel 5. Externe meldingen
5.1 Externe meldingskanalen
De melder die geen interne melding wil doen, kan ook een beroep doen op een extern meldingskanaal.
De externe meldingen kunnen gebeuren bij de Federale Ombudsman. De melder beschikt hiertoe over de volgende mogelijkheden:
- Telefonische melding via telefoonnummer 0800 999 61;
- Melding per e-mail via integriteit@federaalombudsman.be;
- Melding via het meldingsformulier: Meldingsformulier | Federaalombudsman.be;
- Afspraak met een medewerker van het Centrum Integriteit: Meld een integriteitsschending of inbreuk op de wetgeving;
- Anoniem via de beveiligde app.
De melder kan ook rechtstreeks contact opnemen met de bevoegde autoriteit (zie bijlage 1 voor de verschillende autoriteiten).
5.2 Behandeling van externe meldingen
Uiterlijk binnen de zeven dagen na ontvangst van de melding krijgt de melder een ontvangstbevestiging toegestuurd van de bevoegde federale dienst.
Binnen een redelijke termijn, en ten laatste drie maanden na het versturen van de ontvangstbevestiging, of indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, krijgt de melder informatie van de bevoegde federale dienst over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen van die opvolging. In uitzonderlijke gemotiveerde gevallen kan deze termijn zes maanden bedragen.
De bevoegde autoriteiten en de Federale Ombudsman duiden de personeelsleden aan die verantwoordelijk zijn voor de behandeling van de meldingen, en met name voor:
- het verstrekken van informatie over de meldingsprocedures aan belangstellenden;
- de ontvangst en de opvolging van de meldingen;
- het onderhouden van contact met de melder om deze eventueel feedback te geven en indien nodig om nadere informatie te verzoeken.
Deze personeelsleden zijn gehouden tot geheimhoudingsplicht en zullen een specifieke opleiding krijgen voor het behandelen van meldingen.
Artikel 6. Openbaarmaking
Een persoon die een openbaarmaking doet, komt in aanmerking voor bescherming uit hoofde van de klokkenluiderswet, als de volgende voorwaarden vervuld zijn:
- in geval van een indirecte openbaarmaking: de persoon deed eerst een interne en externe melding, of meteen een externe melding, maar er zijn naar aanleiding van die melding geen passende maatregelen genomen binnen de gestelde termijn; of
- in geval van een directe openbaarmaking: de persoon heeft gegronde redenen om aan te nemen dat:
- de inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of
- er bij een externe melding een risico op represailles bestaat, of het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, wegens de bijzondere omstandigheden van de zaak, omdat bijvoorbeeld bewijsmateriaal kan worden achtergehouden of vernietigd, of een autoriteit kan samenspannen met de pleger van de inbreuk of bij de inbreuk betrokken is.
Dit is niet van toepassing op gevallen waarin een persoon rechtstreeks informatie aan de pers verstrekt op grond van specifieke bepalingen die een stelsel voor de bescherming van de vrijheid van meningsuiting en informatie instellen.
Artikel 7. Geheimhoudingsplicht
Het College zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de leden van het onderzoekscomité. Alle meldingen en daaropvolgende onderzoeksrapporten en/of vaststellingsrapporten, beslissingen, enz. worden met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandeld.
Het College hanteert een strikte ‘need to know’-basis voor het bekendmaken van relevante informatie aan werknemers of derden, die eveneens een strikte geheimhouding handhaven.
Artikel 8. Bescherming
8.1 Bescherming tegen represailles
Het College garandeert dat de melder beschermd wordt tegen represailles, inclusief dreigingen en pogingen tot represailles (zie hierna), op voorwaarde dat de melder:
- te goeder trouw handelt; en
- in eerste instantie gebruik maakt van de voorziene interne meldingskanalen, of een beroep doet op een extern meldingskanaal, tenzij de melder de melding mag openbaar maken volgens de voorwaarden voorzien in artikel 6.
Onder “represailles” wordt onder meer verstaan:
- schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
- degradatie of weigering van bevordering;
- overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
- het onthouden van opleiding;
- een negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
- het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
- dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
- discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
- niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
- niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
- schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
- opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de melder geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
- vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
- intrekking van een licentie of vergunning;
- psychiatrische of medische verwijzingen.
Naast de melder zelf worden ook de facilitators en derden die verbonden zijn met de melder en die ook het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega’s en familieleden van de melder, beschermd. Juridische entiteiten die eigendom zijn van de melders, waarvoor de melders werken of waarmee de melders anderszins in een werkgerelateerde context verbonden zijn genieten ook bescherming.
8.2 Klachtprocedure
Elke melder die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een represaille, kan een met redenen omklede klacht indienen bij de Federale Ombudsman, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart.
De Federale Ombudsman verifieert het bestaan van een redelijk vermoeden van een represaille. De bewijslast dat het geen represaille is, valt ten laste van het College.
Neemt het College een maatregel tegen een melder die binnen het wettelijk kader valt, en kan het College aantonen dat de redenen voor die maatregel vreemd zijn aan de melding, dan is die maatregel geen represaille.
Artikel 9. Misbruik van meldingskanalen / inbreuken op dit beleid
Het College zal enkel die meldingen behandelen die te goeder trouw werden gedaan en die binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet vallen. Personen die te kwader trouw een melding maken, genieten geen bescherming.
Bij het te kwader trouw maken van een melding, stelt de betrokken werknemer zich in het bijzonder bloot aan de sancties opgenomen in het arbeidsreglement, naast toepasselijke burgerrechtelijke of strafrechtelijke sancties.
Artikel 10. Bewaring van documenten / register van meldingen
Het College houdt een register bij van alle meldingen, waarin zowel de ontvangst van de melding, het onderzoek ernaar en de oplossing ervan worden opgevolgd. De meldingen worden in dit register bewaard zolang de contractuele relatie tussen de melder en het College loopt.
Onderzoeksrapporten en ondersteunende informatie worden minimaal tot vijf jaar na het einde van het onderzoek bewaard.
Artikel 11. Verwerking van persoonsgegevens
Alle persoonsgegevens worden door het College verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”), en het privacy beleid van het College (beschikbaar via Privacy Office | Coleurope).
De rechtsgrond van het verwerken van gegevens is de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.
De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met als doel het uitvoeren van de vereiste onderzoeken op grond van een wettelijke verplichting en enkel de strikt noodzakelijke gegevens worden verwerkt. De naam, functie en contactgegevens van de melder en elke persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregel zich uitstrekken, alsook van de persoon tegen wie de melding gericht is, zijn alleszins noodzakelijke gegevens in de context van dit klokkenluidersbeleid.
De gegevens kunnen gedeeld worden met overheidsinstanties indien de melding informatie bevat die wettelijk verplicht moet doorgegeven worden, of met andere externe partijen die bij een onderzoek betrokken zijn.
Het College bewaart alle persoonsgegevens minstens zolang de contractuele relatie tussen de melder en het College loopt en maximaal gedurende de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen.
Alle betrokkenen hebben recht om te verzoeken tot toegang, rectificatie, wissing van en bezwaar tegen de verwerking van hun persoonsgegevens. Het recht tot toegang kan echter niet leiden tot het bekendmaken van informatie die tot identificatie van de melder of derden kan leiden zolang het onderzoek naar de melding loopt. De melder heeft geen recht op toegang tot de persoonsgegevens van de beklaagde, noch tot de persoonsgegevens van derden tenzij na onderzoek blijkt dat de beklaagde onterecht de melder verdacht of wanneer derden te kwader trouw handelden.
Deze verzoeken kunnen gericht worden aan de Privacy Office van het College op privacy_office.be@coleurope.eu.
Artikel 12. Ondersteuningsmaatregelen
Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens wordt belast met het toepassen van of toezien op de ondersteuningsmaatregelen, zowel in geval van een interne melding, een externe melding als een openbaarmaking.
De melder heeft, naargelang het geval, toegang tot de volgende ondersteuningsmaatregelen:
- volledige en onafhankelijke informatie en adviezen, die gemakkelijk en kosteloos toegankelijk zijn, over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles, alsmede over de rechten van de betrokkene, met inbegrip van zijn rechten op het vlak van bescherming van persoonsgegevens; de melder moet bovendien worden geïnformeerd dat hij in aanmerking komt voor de beschermingsmaatregelen waarin de klokkenluiderswet voorziet;
- technisch advies ten aanzien van elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de melder;
- rechtsbijstand in grensoverschrijdende strafrechtelijke en burgerlijke procedures overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/1919 en Richtlijn 2008/52/EG van het Europees Parlement en de Raad en rechtsbijstand in andere procedures alsook juridisch advies of andere juridische bijstand, overeenkomstig de bepalingen betreffende de juridische tweedelijnsbijstand en de rechtsbijstand.
- ondersteunende maatregelen, waaronder technische, psychologische, media gerelateerde en sociale ondersteuning, voor de melder;
- financiële bijstand aan de melder in het kader van gerechtelijke procedures.
Bijlage I: Lijst federale autoriteiten
Volgende instanties werden aangeduid voor het ontvangen van externe meldingen over inbreuken i.k.v. de klokkenluiderswet voor de private sector, ieder voor hun domein:
- de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie;
- de Federale Overheidsdienst Financiën;
- de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu;
- de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;
- de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;
- de Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid;
- het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
- het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;
- het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;
- de Belgische Mededingingsautoriteit;
- de Gegevensbeschermingsautoriteit;
- de Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;
- de Nationale Bank van België;
- het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren;
- de autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
- het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;
- het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;
- het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering;
- het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen;
- de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;
- de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;
- de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;
- de Autonome dienst Coördinatie Anti-Fraude (CAF);
- de Scheepvaartcontrole.
Ze zijn gemachtigd om de gemelde inbreuken te onderzoeken en te vervolgen.
[1] Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, BS 15 december 2022.